Regulamin uczestnictwa

Regulamin uczestnictwa w konferencjach z cyklu „Konferencja Tłumaczy” oraz „Translation and Localization Conference”

04 czerwca 2019, Warszawa

Niniejszy Regulamin określa zasady rejestracji na konferencję, korzystania z serwisów internetowych konferencji oraz uczestnictwa w samym wydarzeniu.

§1. Warunki Ogólne

1. Definicje.
   1. Konferencja – Konferencja pod nazwą określoną na witrynie www.konferencja-tlumaczy.pl (w przypadku konferencji pod nazwą Konferencja Tłumaczy, w skrócie KT) lub www.translation-conference.com (w przypadku konferencji pod nazwą Translation and Localization Conference, w skrócie TLC). Data wydarzenia oraz daty wydarzeń powiązanych umieszczone są na ww. stronach oraz na stronach w serwisach społecznościowych.
   1. Organizator – TexteM Maria Szpor Anna Konieczna-Purchała sp.j., ul. Belwederska 26/30 lok. 21, 00-594 Warszawa, NIP: 701-039-87-17..
   1. System Rejestracji (zwany dalej Systemem) – wyznaczona przez Organizatora strona lub aplikacja internetowa umożliwiająca obsługę procesu rejestracji uczestników na Konferencję.
   1. Użytkownik – każda osoba wykorzystująca System do dokonania rejestracji na Konferencję.
   1. Uczestnik – osoby fizyczne, które ukończyły 18 lat i posiadają pełną zdolność do czynności prawnych, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, ale mogące we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, które za pomocą Systemu prawidłowo zarejestrowały się na Konferencję oraz terminowo opłaciły uczestnictwo, o którym mowa w §4 ust. 2 niniejszego Regulaminu, o ile nie były z tej opłaty zwolnione.
   1. Konto bankowe – konto bankowe Organizatora, na które wpływać będą opłaty za udział w Konferencji, o numerze określonym na fakturach proforma oraz fakturach VAT wystawianych przez Organizatora.
   1. Zawarcie umowy – jest to moment, w którym na koncie bankowym Organizatora zaksięgowana zostanie wpłata za udział w Konferencji. Od tego momentu przyjmuje się, iż użytkownik zawarł z Organizatorem umowę kupna-sprzedaży prawa do uczestniczenia w Konferencji, które to zostanie potwierdzone wiadomością e-mail wraz z załączoną do niej fakturą VAT.
   1. Opłata uczestnictwa – kwota określona przez Organizatora, jaką wybrane grupy Uczestników są zobligowane uiścić w celu potwierdzenia uczestnictwa w Konferencji.
   1. Płatnik – Uczestnik, który uiszcza Opłatę uczestnictwa.
   1. Zakres działania Systemu obejmuje usługę polegającą na przechowywaniu w bazie danych rejestracji Użytkownika, a także obsłudze tej rejestracji przez Organizatora wraz z danymi niezbędnymi do jej przetwarzania. Wszystkie założenia przechowywania w systemie danych osobowych reguluje Polityka prywatności, której akceptacja jest wymogiem rejestracji na konferencję z racji przygotowywania przez Organizatorów imiennych biletów wstępu (lub ich odpowiedników w postaci identyfikatorów).
   1. W celu korzystania z Systemu oraz rejestrowania się na Konferencję na podstawie niniejszego Regulaminu Użytkownik powinien spełnić niżej wymienione minimalne wymagania techniczne:

1) najnowsza przeglądarka internetowa: Microsoft Explorer lub Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera

2) włączona obsługa JavaScript,

3) aktywny adres e-mail

• Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

§2. Dane kontaktowe Organizatora

1. Adres Organizatora dla doręczeń: TexteM Maria Szpor Anna Konieczna-Purchała sp.j., ul. Belwederska 26/30 lok. 21, 00-594 Warszawa
2. Adres e-mail do kontaktu w sprawach Systemu, w tym w sprawach reklamacji: info@translation-conference.com
3. Numer telefonu do kontaktu w sprawach Systemu: tel. +48 664 133 239

§3. Warunki uczestnictwa

1. Warunkiem udziału w Konferencji jest:
   1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji, które możliwe jest za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji.
   1. Uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez Organizatora, zgodnie z postanowieniami § 4 Regulaminu.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów oraz/lub programu z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania lub zwrotu Opłaty uczestnictwa ze strony Organizatora.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. W takim przypadku rezygnacja z Uczestnictwa w Konferencji może odbyć się bezkosztowo. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją.
4. Liczba miejsc udziału w Konferencji jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń oraz data wpływu opłaty konferencyjnej na rachunek bankowy Organizatora.

§4. Internetowa sprzedaż uczestnictwa w Konferencji

1. Opłata uczestnictwa, o której mowa w § 1 ust. 1a jest określona na stronie internetowej Konferencji. Opłata uwzględnia wyłącznie zakres uczestnictwa określony w formularzu rejestracji w Systemie. Przykładowo – spotkanie networkingowe jest pozycją opcjonalną i płatną dodatkowo, jeśli Uczestnik chce skorzystać z takiej możliwości.
2. Sprzedaż uczestnictwa trwa od dnia ogłoszenia rejestracji w kanałach społecznościowych Organizatora lub w Systemie oraz na stronie internetowej Konferencji do wyczerpania puli, ale nie dłużej niż do dnia, który określono jako ostateczny termin rejestracji. Informacje o terminach rejestracji umieszczone są zawsze na stronie internetowej Konferencji oraz w formularzu rejestracji w Systemie.
3. Sprzedaż uczestnictwa w Konferencji odbywa się on-line bezpośrednio w Systemie lub poprzez wyznaczony przez Organizatora serwis pośredniczący w płatności lub rejestracji.
4. W celu poprawnej rejestracji w systemie Użytkownik zobowiązany jest uzupełnić wszystkie pola oznaczone symbolem (*).
5. Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe.
6. Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem rejestracji. Dla rejestracji płatnych, Uczestnik wraz z wiadomością e-mail – stanowiącą potwierdzenie rejestracji – otrzyma fakturę pro forma lub informacje umożliwiające dokonanie płatności za konferencję.
7. Wszystkie dane osobowe przetwarzane w procesie rejestracji Uczestnika są chronione zgodnie z wymogami RODO oraz Polityką prywatności.

§5. Rozliczenia

1. Opłata uczestnictwa określana jest przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji w momencie uruchomienia rejestracji. Organizator może sprzedawać pule biletów w różnych cenach w zależności od terminu rejestracji. Progi cenowe i terminy ich obowiązywania publikowane są na stronie internetowej Konferencji. Publikowane kwoty uwzględniają podatek VAT (23%).
2. Organizator przewiduje następujące formy rozliczeń:
   1. Terminową wpłatę na Konto bankowe Organizatora na podstawie faktury pro forma przesłanej drogą elektroniczną, na podany w formularzu rejestracyjnym adres e-mail Uczestnika lub na podstawie wiadomości e-mail z danymi do przelewu wysłanej przez Organizatora do Uczestnika;
   2. Wpłatę za pomocą płatności online na platformie, na której dokonuję się rejestracji;
   1. W przypadku konferencji TLC również za pomocą systemu płatności PayPal bezpośrednio z Systemu rejestracji.
3. Faktura VAT zostanie wysłana do Płatnika wyłącznie drogą elektroniczną na wskazany podczas rejestracji adres e-mail w terminie do 14 dni od dnia zaksięgowania wpłaty na koncie bankowym Organizatora lub po pozytywnej autoryzacji transakcji kanałem elektronicznym.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do żądania przesłania przez uczestnika drogą elektroniczną potwierdzenia przelewu, jeżeli Opłata uczestnictwa uiszczona została po dniu zakończenia obowiązywania cen określonej puli biletów lub po zamknięciu rejestracji, pod rygorem uprawnienia do odmowy udziału w Konferencji.
5. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji wniosek o zwrot kosztów Opłaty uczestnictwa należy wysłać mailem na adres kontaktowy Organizatora. Warunki zwrotu przedstawiają się następująco:

Przy rezygnacji w terminie do 60 dni przed Konferencją obowiązuje zwrot 90% wpłaconej kwoty.

Przy rezygnacji w terminie do 30 dni przed Konferencją obowiązuje zwrot 50% wpłaconej kwoty,

Przy rezygnacji w terminie do 14 dni przed Konferencją obowiązuje zwrot 20% wpłaconej kwoty.

Kwoty zawierają już opłatę administracyjną z tytułu anulowania rejestracji w wysokości 10% wpłaconej kwoty. Przy rezygnacji w późniejszym terminie zwrot nie przysługuje. Zwrot kosztów nie jest również możliwy w przypadku, gdy Uczestnik nie wziął udziału w konferencji.

• W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów uczestnictwa Organizator dokona zwrotu wpłaty wg warunków określonych w §4. pkt. 5. w ciągu 14 dni od dnia przesłania wniosku do Organizatora.
• Opłata uczestnictwa, o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu nie obejmuje kosztów dojazdu, zakwaterowania, posiłków oraz jakichkolwiek innych kosztów Uczestnika poza samym uczestnictwem w Konferencji, chyba że wynika to wprost z treści zakupionego biletu wstępu (lub rejestracji).

§ 6. Zgoda na wykorzystanie wizerunku

1. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora i podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
2. Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji lub innej zarządzanej przez Organizatora oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenia względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.
3. Uczestnik ma prawo do zgłoszenia żądania usunięcia materiałów zawierających jego wizerunek, wskazując je na stronie internetowej Konferencji lub w mediach społecznościowych. Organizator po uznaniu zasadności zgłoszenia usunie wskazane materiały w ciągu 14 dni.
4. Zarejestrowane materiały nie są przechowywane w ustrukturyzowanej postaci umożliwiającej łatwą identyfikację osób i nie stanowią danych osobowych w myśl Polityki prywatności oraz zapisów RODO.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. Administratorem danych osobowych Uczestników i Płatników jest Organizator.
2. Organizator, na mocy odrębnej umowy, może powierzyć przetwarzanie danych osobowych Uczestników i Płatników stronie trzeciej, jeśli jest to niezbędne do realizacji procesu rejestracji lub jest to konieczne do przeprowadzania prac organizacyjnych przy Konferencji.
3. Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz Polityki prywatności, która definiuje wymogi i procesy zgodnie z rozporządzeniem RODO.
4. Wszelkie prawa Uczestnika w zakresie dostępu do danych, prawa do bycia zapomnianym i innych praw związanych z wymogami RODO określa Polityka prywatności.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji na Konferencję celem powiadamiania uczestników Konferencji m.in. o zmianach programu Konferencji lub Regulaminu.
6. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obiektu, obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych.
7. W trakcie Konferencji Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora; dotyczy to w szczególności zakazu rejestracji (audio i/lub video i/lub foto) wystąpień prelegentów.
8. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, że Uczestnik narusza zapisy Regulaminu Konferencji lub w inny sposób zagraża bezpieczeństwu imprezy, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
9. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia z powodu braku miejsc.
10. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w Regulaminie. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który zarejestrował się na Konferencję, powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres info@translation-conference.com. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 14 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
11. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
12. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
13. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
14. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji wymaga akceptacji w Systemie niniejszego Regulaminu oraz Polityki prywatności.