10 najczęstszych błędów prelegentów

Przez ostatnie kilkanaście lat miałem okazję organizować ponad 20 dużych konferencji i blisko współpracować z kilkuset prelegentami, bacznie obserwując ich pracę i reakcje uczestników. Jeśli właśnie szykujesz prezentację, warsztaty czy prelekcję, poniższe wskazówki mogą Ci się przydać.

1. Jeśli nie możesz się pojawić, zawsze sygnalizuj to wcześniej.

Konferencja to system naczyń połączonych. Program ustalany jest na długo przed wydarzeniem, aby wszystkie elementy spiąć ze sobą możliwie najlepiej. Organizatorzy jednak bazują na podstawowym założeniu – prelegent zjawi się w odpowiednim miejscu w wyznaczonym, ustalonym wcześniej terminie. W czasach, w których opóźnienia pociągów i samolotów można sprawdzić od ręki w Internecie, nie ma dobrego wytłumaczenia dla braku wcześniejszej informacji do organizatorów (i uczestników!). Są oczywiście wypadki losowe i każdy organizator zrozumie, jeśli zdarzy się coś, czego przewidzieć nie można. Kluczem jest jednak powiadomienie go zawczasu. Pamiętaj, że nie robisz tego dla organizatorów, ale dla uczestników, którzy mogą czekać akurat na Twoją sesję. Planuj mądrze swoje dojazdy, a jeśli łapie Cię choroba, przynajmniej zasygnalizuj to organizatorom, aby byli przygotowani na różne scenariusze. Prelegent, który na godzinę przed prelekcją daje znać, że jednak nie dojedzie, wystawia sobie fatalną opinię.

2. Szanuj publikę.

Pamiętaj, że uczestnicy zawsze są najważniejszymi osobami na konferencji. Choć przychodzą posłuchać właśnie Ciebie – eksperta w swojej dziedzinie, nie daje Ci to prawa do traktowania publiki z góry. Na sali siedzieć będzie wielu profesjonalistów. Mów do nich tak, jak chcesz, by mówiono do Ciebie – z szacunkiem, otwartością i odrobiną dystansu do siebie. Nabzdyczenie nigdy nie wygląda dobrze na prelekcjach.

3. Zawczasu sygnalizuj wymagania techniczne prezentacji.

„Ojej, zapomniałem powiedzieć, że do mojej prezentacji potrzebuję przejściówki z HDMI na DVI magnetofon XCA12 do Atari 65 XE!”. Pamiętaj, że organizator ma w trakcie wydarzenia tylko kilka minut na przygotowanie konkretnej sesji. Jeśli potrzebujesz bardzo nietypowego sprzętu, podłączenia audio, konkretnej usługi, oprogramowania, oświetlenia itd., zawsze uzgadniaj to z organizatorami z wyprzedzeniem (najlepiej w momencie uzgadniania szczegółów wystąpienia). Uczestnicy widzą, gdy coś nie działa, a prelegent zawsze odczuwa stres, jeśli nie jest przyzwyczajony do improwizowania. Przygotowanie od strony technicznej da Ci spokój i swobodne warunki działania.

4. Sprawdź swoją prezentację.

Nie pomyl wersji plików. Upewnij się, że organizator ma tę samą wersję prezentacji (głównie jako kopię na wypadek, gdyby Twój laptop nagle eksplodował na mównicy). A jeśli jesteś jednym z tych prelegentów, którzy szlifują prezentację do ostatniej chwili (nie jesteś sam – prawie każdy tak robi), dla pewności uruchom prezentację od początku do końca, przeglądając ją dokładnie i niczego nie przeskakując. Dwa razy. A najlepiej trzy. Nie chcesz przecież, by jakiś kompromitujący drobiazg był tym, co z Twojej prelekcji zapamiętają uczestnicy. Pamiętaj też, że nikt nie odczyta małych literek na prezentacjach, a jeśli lista wypunktowana ma więcej niż 5-6 pozycji, to znaczy, że coś jest nie tak z projektem prezentacji. Nigdy nie wstawiaj ściany tekstu do slajdów – dużo bardziej na wyobraźnię słuchaczy działają krótkie hasła, pomoce wizualne, grafiki, wykresy.

5. Pamiętaj, że nie jesteś na egzaminie.

Stres widać. Prawie każdy prelegent jakoś przeżywa fakt przemawiania przed dużym gronem. Jednym drży głos, inni spływają potem, jeszcze innym trzęsą się ręce, ale najgorzej mają ci, którym nagle w głowie pojawia się pustka i nie pamiętają nic z tego, co chcieli powiedzieć. Jeśli wiesz, że reagujesz na stres w określony sposób, przygotuj się: miej gdzieś na boku notatki, poproś wcześniej o szklankę wody, trzymaj mikrofon oburącz. Każdy rodzaj reakcji na stres można w znacznym stopniu ukryć. Nie notuj jednak całych zdań, które chcesz powiedzieć, a wyłącznie słowa-klucze, które przypomną Ci wątek. Dzięki temu nie będziesz czytać z kartki, a mówić własnymi słowami. Będzie to brzmiało dużo przyjaźniej i bardziej interesująco, nawet jeśli się kilka razy zająkniesz. Patrz na publiczność, nie uciekaj wzrokiem, nie chowaj się za ekranem. Jeśli pojawią się trudności, nie panikuj – organizatorzy są w pobliżu i ktoś natychmiast Ci pomoże.

Pamiętaj, że nikt nie przyszedł Cię oceniać. Prawdopodobnie masz już pozdawane najważniejsze egzaminy w życiu i możesz oddychać swobodnie. Uczestnicy chcą Cię wysłuchać. Jeśli oni mają dać się porwać Twojemu tematowi, musisz też dać się porwać i mówić z pasją. To się udziela wszystkim i tak rodzą się najlepsze prelekcje.

6. Slajdy i czytanie.

„Dzień dobry, nazywam się Jan Kowalski i powiem o konstrukcji miniaturowych statków kosmicznych dla myszy”. Wszyscy mają program konferencji i to wiedzą. Przedstaw się, ale nie powielaj informacji, które są w opisie tematu ani nie mów o tym, że będziesz mówić. Po prostu mów. Nie używaj nigdy słowa „slajd”: „Na tym slajdzie widać to, a na tym pokazuję tamto”. Prelekcja to opowieść, a nie przeglądanie i opisywanie przeźroczy. Nigdy, przenigdy nie czytaj treści slajdów. Jak już wspominałem, nawet czytanie notatek daje słaby efekt prezentacji, a jeszcze gorzej wypadają prelegenci, którzy odczytują to, co uczestnicy są w stanie przeczytać sobie sami.

7. Kontroluj czas i obserwuj sygnały od organizatorów.

Nawet najlepsza prelekcja może zostać brutalnie przerwana, gdy skończy się czas. Jeśli jesteś mistrzem kontrolowania czasu, świetnie. Jeśli nie wiesz, ile Ci to zajmie – obserwuj organizatorów. Najprawdopodobniej będą stać gdzieś z boku sali, trzymając kartkę „Zostało 15 minut”, „Zostało 5 minut” itd. Zerkaj na zegarek w sposób niezauważalny dla publiczności.

8. Nie potrzebuję mikrofonu.

Potrzebujesz. I przyzwyczaj się do tego, że gdzieś z przestworzy dobiega echo Twojego głosu. To znak, że mikrofon działa i słychać Cię również w dalszych rzędach. Jeśli przestajesz słyszeć siebie z sali, to prawdopodobnie znowu trzymasz mikrofon gdzieś w okolicy kolana albo go w tę okolicę kierujesz. Nie bój się mikrofonu – nie mówisz do milionów słuchaczy przed radioodbiornikami. Twoja publiczność siedzi przed Tobą i po prostu chce Cię dobrze słyszeć.

9. Uśmiech i dystans.

Aura prelegenta często stanowi o połowie sukcesu prezentacji. Nawet największy profesjonalista, jeśli jest zimny, wyniosły i gburowaty, nie będzie odebrany tak dobrze, jak dynamiczny prelegent, który z uśmiechem i pasją opowiada o czymś, na czym się po prostu zna. Nie musisz błaznować, ale zwyczajnie miłe traktowanie uczestników zaprocentuje tym, że będą bardziej uważnie słuchać tego, co za chwilę powiesz.

10. Ciesz się tym, co robisz.

Nie zapomnij, że robisz to też dla siebie. To ogromna przyjemność być częścią dużego wydarzenia, dokładać do niego swoją cegiełkę i wspierać je w warstwie merytorycznej. Opowiadasz o czymś, czym się zajmujesz, co – prawdopodobnie – lubisz i na czym się znasz. Nigdy, przenigdy nie zapomnij się tym cieszyć.

Agenor Hofmann-Delbor